Pasos en el sistema
- Ingrese a la siguiente opción del menú:
- Seleccione la opción Bajar plantilla.
- El sistema exporta un archivo Excel donde debe ingresar la información de las vacaciones para cada colaborador que desea registrar.
- Seleccione la opción Importar.
- El sistema registra la información especificada en el Excel.
- El sistema muestra un mensaje indicando que el registro fue realizado correctamente.
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Notificación
Para las vacaciones marcadas como ¿Aprobar automáticamente? No, deben enviarse los correos regulares (como si se estuviera registrando la vacación por pantalla, con opción de SÍ enviar a aprobación), puede consultar el siguiente artículo Registrar nueva vacación la sección de notificaciones para ver más detalladamente los correos que se envían.
Glosario de plantilla base
| Código colaborador | Representa el código del colaborador para el cual se va registrar la vacación. |
| Nombre colaborador | Representa el nombre del colaborador para el cual se va registrar la vacación. |
| Fecha inicio | Representa la fecha de inicio de la vacación. |
| Fecha fin | Representa la fecha fin de la vacación. |
| Días tomados | Representa el total de días de vacaciones del colaborador. |
| Fecha retorno | Representa la fecha en que el colaborador retornará a su horario laboral. |
| Clasificación | Permite registrar las vacaciones por alguna clasificación específica. |
| ¿Aprobar automáticamente? | Representa que la vacación se apruebe en ese instante o sea enviada para ser aprobada por otro colaborador. |
| Código colaborador aprobador | Representa el código del colaborador que deberá aprobar en el caso de que la columna ¿Aprobar automáticamente? del Excel sea marcada como Si. (Se ignora si la columna ¿Aprobar automáticamente? del Excel se marca como NO, pero es opcional si se marca como SI. |
| Comentarios | Permite agregar algún comentario acerca de la vacación. |
| Reemplazo de responsabilidades | Representa quien asumirá sus responsabilidades en su ausencia. Solo visible si el parámetro ¿Solicitar quién asume responsabilidades? está habilitado en Configurar parámetros de vacación. |
Reglas a tener en cuenta
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No se permite importar si:
- Algún colaborador está retirado.
- Algún colaborador corresponde a una regional para la que el usuario actual NO tiene permiso de administración de vacaciones.
- La fecha inicio especificada es anterior a la fecha de ingreso para vacaciones registrado en Modificar colaboradores.
- La fecha fin es anterior a la fecha inicio.
- Si se ha llenado un valor, la fecha de retorno es igual o anterior a la fecha fin.
- La cantidad de días tomados es igual o menor a cero.
- La vacación se solapa con otra vacación o permiso:
- Se especifico alguna fecha (tanto fecha de inicio como fin) que se encuentra comprendido dentro del rango de fechas de alguna vacación o permiso del colaborador en estado pendiente de aprobación o aprobado.
- La fecha de inicio y la fecha fin de alguna vacación están en distintas gestiones y el parámetro ¿Permitir solicitar vacaciones que abarcan más de una gestión? NO está habilitado. El significado de "gestión" depende del parámetro de ¿Criterio de gestión? ambos parámetros configurados en Configurar parámetros de vacación:
- Calendario: las gestiones son los años calendario.
- Gestión de colaborador: la gestión del colaborador comienza en el mes y día de su fecha de ingreso para vacaciones y termina en el día anterior del siguiente año.
- Se marcó la columna ¿Aprobar automáticamente? del Excel como Si, se especificó también un código de colaborador aprobador y éste no corresponde a un colaborador (activo o retirado).
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Envío de correo
NO se envía ningún tipo de correo si las vacaciones se marcan como ¿Aprobar automáticamente? Si.
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Registro de vacaciones
Al registrar las vacaciones todas se registran como tipo de vacación "Fecha".
Permiso de usuario requerido
Para ingresar a esta opción del sistema, su usuario necesita tener habilitado alguno de los siguiente permiso para una o varias regionales:
Aquí puede consultar como configurar los permisos de usuario.