Pasos en el sistema
- Ingresar a la siguiente opción del menú:
También puede ingresar desde el menú de vacaciones programadas seleccionando la opción
(Confirmar) del resultado de la búsqueda:
También puede ingresar desde el menú de Consultar vacaciones programadas seleccionando la opción
(Confirmar) de las vacaciones programadas listadas en la pantalla:
- Especifique los datos necesarios que desea registrar para la vacación y seleccione la opción Solicitar o Solicitar e iniciar nueva solicitud.
NOTA: Tomar en cuenta que si se ingresa desde el menú de Vacaciones programadas o desde el menú de Consultar vacaciones programadas la vacación ya se carga con algunos datos por defecto.
- El sistema muestra un mensaje indicando que el registro fue realizado correctamente.
Notificaciones:
Si la vacación NO se aprueba automáticamente y el modo de aprobación registrado en Configurar parámetros de vacación es "superior", se envía un correo a los usuarios que figuran en el cargo "aprobador" del cargo del colaborador solicitante configurado en Modificar cargo, así como a todos los colaboradores que reemplacen a esos aprobadores por medio de un reemplazo vigente configurado en Consultar reemplazos.
Si el modo de aprobación es "administrador", el correo se envía a los usuarios que tengan el permiso de Aprobar vacaciones (modo administrador) configurado en Configurar permisos de usuario para la regional a la que corresponde el solicitante.
En caso de aprobarse automáticamente y si el parámetro ¿Enviar notificación cuando una vacación se registra automáticamente como aprobada? configurado en Configurar parámetros de vacación está habilitado, se envía un correo a los usuarios con permiso de VACACIONES: vacaciones efectivas aprobadas configuradas en Configurar permisos de usuario para la regional correspondiente y al cargo supervisor configurado en Modificar cargo del colaborador objeto de la vacación (sólo en caso de que NO se le envíe el correo del parámetro ¿Notificar al inmediato superior cuando se registra la vacación de unos de sus dependientes y no es el aprobador? configurado en Configurar parámetros de vacación), exceptuando en ambos casos a quien registró la vacación.
En caso de que el dato ¿Quién asumirá sus responsabilidades? esté visible (esto depende de un parámetro indicado más abajo), la vacación se apruebe automáticamente y el usuario actual no tenga permiso de VACACIONES: vacación efectiva solicitada con reemplazo de responsabilidades para la regional del solicitante configurado en Configurar permisos de usuario, se envía un correo a todos los usuarios con dicho permiso para la regional del colaborador.
Para cualquier correo enviado, si algún usuario destinatario no tiene un correo laboral configurado en Modificar colaboradores, se le envía a su correo personal en caso que tuviera, sino no se envía.
Si la vacación se envió a aprobación, el solicitante es el mismo colaborador objeto de la vacación, el colaborador tiene un correo laboral configurado y el parámetro ¿Enviar constancia de solicitud al colaborador cuando éste solicita una vacación? configurado en Configurar parámetros de vacación está habilitado, se envía un correo al solicitante.
Si la vacación NO se aprobó, el modo de aprobación es "Superior" y todos los aprobadores están de vacación en la fecha actual, se envía un correo a los usuarios con permiso VACACIONES: vacaciones efectivas solicitadas con aprobador de vacaciones configurado en Configurar permisos de usuario para la regional del colaborador asociado a la vacación.
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Si el parámetro ¿Notificar al inmediato superior cuando se registra la vacación de unos de sus dependientes y no es el aprobador? configurado en Configurar parámetros de vacación está habilitado, al registrar la vacación se envía una notificación al inmediato superior si es que se cumple uno de los siguientes escenarios:
La vacación se envió a aprobación con modo de aprobación "administrador".
La vacación se envió a aprobación con modo de aprobación "superior" y el puesto "aprobador" del solicitante no es el mismo que el "superior" ambos configurados en Modificar cargo.
Si el parámetro ¿Notificar a los superiores (que no participaron en la aprobación) cuando se aprueba una vacación? está habilitado, al registrar la vacación con aprobación automática se envía una notificación a los superiores del colaborador en una cantidad de niveles hacia arriba igual al parámetro Cantidad de niveles hacia arriba a notificar ambos configurados en Configurar parámetros de vacación.
Si la vacación se aprobó automáticamente y el parámetro ¿Generar bono en planilla por días tomados de vacación? está habilitado, se genera un bono por CADA mes en el que se registraron días tomados, el monto a registrar depende del parámetro Cantidad de meses para promedio base de bono calculado ambos configurados en Configurar parámetros de vacación.
Glosario de campos del formulario
| Nombre completo | Representa el nombre completo del colaborador para el cual se solicitará la nueva vacación. |
| Cargo | Representa el cargo actual del colaborador especificado. |
| Fecha de ingreso | Representa la fecha de ingreso del colaborador especificado. |
| ¿Enviar a aprobación o aprobar automáticamente? | Representa que la vacación se apruebe en ese instante o sea enviada para ser aprobada por otro colaborador. |
| Gestión | Representa cada año del colaborador en la empresa desde la fecha de ingreso. |
| Días acumulados | Representa los días que le corresponden al colaborador por cada año de trabajo cumplido. |
| Días utilizados | Representa los días que el colaborador ya ha utilizado de sus días totales acumulados. |
| Días disponibles | Representa los días que el colaborador tiene disponible para solicitar vacaciones. |
| Días a utilizar | Representa el total de días solicitados de la vacación. Estos se calculan dinámicamente dependiendo de la fecha de inicio y fecha fin o de la hora de inicio y hora fin especificados tomando la cantidad de días necesarios empezando de la gestión más antigua. |
| Tipo de vacación | Representa el tipo de vacación con el cual se desea registrar la solicitud de vacación, entre estos esta: Fecha, Por fecha - días específicos, Hora, Por hora - varios días. |
| Inicio | Representa la fecha en que iniciará la vacación. Solo visible si el tipo de vacación es "por fecha" o "por fecha - días específicos" o "por hora - varios días". |
| Finalización | Representa la fecha en que finalizará la vacación. Solo visible si el tipo de vacación es "por fecha" o "por fecha - días específicos" o "por hora - varios días". |
| Días de la semana | Permite registrar varias vacaciones con solo seleccionar un rango de fechas (inicio y fin) y los días que desea que se tomen en cuenta para la vacación. Sólo visible si el tipo de vacación es "por fecha - días específicos" o "por hora - varios días". |
| Fecha | Representa la fecha de inicio de la vacación. Solo visible si el tipo de vacación es "por hora". |
| Hora inicio | Representa la hora en que iniciará la vacación. Solo visible si el tipo de vacación es "por hora" o "por hora - varios días". |
| Hora fin | Representa la hora en que finalizará la vacación. Solo visible si el tipo de vacación es "por hora" o "por hora - varios días". |
| Retorno | Representa la fecha en que el colaborador retornará a su horario laboral. Solo visible si el tipo de vacación es "por fecha". |
| Total días | Representa el total de días calculados entre la fecha de inicio y la fecha de finalización o entre la hora de inicio y la hora fin especificada. |
| Saldo disponible a la fecha | Representa la suma de las diferencias entre días acumulados y días utilizados de la tabla de días disponibles. |
| Días adicionales disponibles para solicitar por adelantado | Representa la diferencia entre días disponibles totales y saldo disponible a la fecha. |
| Días disponibles totales | Representa la suma de las diferencias entre días acumulados y días utilizados de la tabla de días disponibles, a diferencia de saldo disponible a la fecha esta toma en cuenta el parámetro Solicitar el primer año de vacaciones por adelantado configurado por la empresa internamente. |
| Comentarios | Permite agregar algún comentario acerca de la vacación solicitada. |
| Clasificación | Permite registrar las solicitudes de vacaciones por alguna clasificación específica. |
| ¿Quién asumirá sus responsabilidades? | Representa quien asumirá sus responsabilidades en su ausencia. Solo visible si el parámetro ¿Solicitar quién asume responsabilidades? está habilitado en Configurar parámetros de vacación. |
Reglas a tener en cuenta
Solicitud de vacaciones
Solo podrá registrar vacaciones si su usuario tiene habilitada la opción ¿Permitir solicitar vacaciones efectivas? que se encuentra en la pantalla Modificar colaboradores en la sección Ingreso al sistema, pestaña de autogestión.
Años de antigüedad para vacaciones
Si el colaborador no ha cumplido todavía 1 año de trabajo a la fecha actual y el parámetro ¿Permitir solicitar vacaciones si todavía no se ha cumplido 1 año? ubicado en Configurar parámetros de vacación NO está habilitado, debajo del colaborador se muestra una advertencia.
Vacaciones adelantadas
- Dependiendo del valor registrado en Ventana de años para vacaciones adelantadas - administrador (que representa los años) ubicado en Configurar parámetros de vacación el administrador puede solicitar vacaciones adelantadas para el colaborador solicitante.
- Dependiendo del valor registrado en Ventana de años para vacaciones adelantadas - colaborador solicitante (que representa los años) ubicado en Configurar parámetros de vacación configurado por el administrador el colaborador solicitante puede solicitar vacaciones adelantadas.
En ambos casos, si el colaborador para el que se esta solicitando la vacación todavía no ha cumplido 1 año de antigüedad y el parámetro Solicitar el primer año de vacaciones por adelantado configurado por la empresa internamente está habilitado, se permite solicitar la vacación como si ya hubiera cumplido el colaborador 1 año.
Duodécimas de vacaciones
Al solicitar la vacación se muestran las duodécimas de vacaciones dependiendo de lo configurado en el parámetro ¿Tomar en cuenta duodécimas al solicitar vacaciones? ubicado en Configurar parámetros de vacación.
Feriados
No se toman en cuenta para las solicitudes de vacaciones los Feriados ocasionales y los Feriados fijos configurados.
Horarios programados
Dependiendo del parámetro ¿Calcular días tomados en base a horarios programados? configurado en Configurar parámetros de vacación se calculan los días solicitados del colaborador.
Si el parámetro NO está habilitado:
- Por cada día entre la fecha de inicio y finalización se suma el valor registrado en Valor de vacaciones x día configurado en Modificar colaboradores.
- Adicionalmente, si la opción ¿Modo de vacaciones en sábado? de Modificar colaboradores es "automático", se suma 1 día adicional a los días sugeridos por cada 5 días completos solicitados en la vacación actual (1 x cada 5 días tomados = 6 días).
Si el parámetro SI está habilitado:
- Se verifica si el colaborador tiene programación de asistencia en Consultar programación de horarios para TODAS las fechas comprendidas en la vacación, en caso que tenga se suman los días que fueron registrados en la Base de datos cuando fue programada la asistencia de cada fecha. Si NO las tiene, se calculan los días como si el parámetro fuera "NO".
Vacaciones acumuladas
Para calcular los días de vacaciones acumuladas se toma en cuenta la fecha de ingreso de antigüedad de vacaciones configurada en Modificar colaboradores. La cantidad de días de vacación acumuladas que le corresponde a cada colaborador por los años trabajados varía según su antigüedad y según las leyes actuales del país, por lo tanto estas cantidades están parametrizadas por la empresa (no se configuran por pantalla).
No se puede registrar vacaciones si:
- No se cuenta con días disponibles totales.
- La cantidad de días solicitados es mayor a la cantidad de días disponibles totales.
- Se especificó alguna fecha (tanto fecha de inicio como de fin) que se encuentra comprendida dentro del rango de fechas de alguna vacación del colaborador en estado pendiente de aprobación o aprobado.
- Se especificó alguna fecha y hora (tanto fecha y hora de inicio como fecha y hora de fin) que se encuentra comprendida dentro del rango de fechas/horas de algún permiso del colaborador en estado pendiente de aprobación o aprobado.
- El tipo es "por hora" y la hora fin es igual a la hora inicio.
- El tipo es "por hora" y la cantidad de horas (con decimales) es menor a la Cantidad mínima de horas que se permite solicitar registrada en Configurar parámetros de vacación.
- El parámetro para ¿Permitir solicitar si existe otra solicitud pendiente de aprobación? registrado en Configurar parámetros de vacación es "NO" y el colaborador al que corresponde la solicitud ya tiene otra vacación pendiente de aprobación.
- El parámetro para ¿Permitir movimientos de vacaciones luego de procesada la asistencia? registrado en Configurar parámetros de vacación es "NO", y la fecha de inicio de la vacación es igual o anterior al último segundo de la fecha fin del último procesamiento de asistencia generado para la regional a la que corresponde la vacación.
- Si la vacación es por fecha, la fecha inicio y la fecha fin están en distintas gestiones y el parámetro ¿Permitir solicitar vacaciones que abarcan más de una gestión? registrado en Configurar parámetros de vacación NO está habilitado. El significado de "gestión" depende del parámetro de ¿Criterio de gestión? registrado en Configurar parámetros de vacación:
- Calendario: las gestiones son los años calendario.
- Gestión de colaborador: la gestión del colaborador comienza en el mes y día de su fecha de ingreso para vacaciones y termina en el día anterior del siguiente año.
- El modo de aprobación registrado en Configurar parámetros de vacación es "superior", la vacación se está enviando a aprobación y el colaborador solicitante NO tiene un "cargo aprobador" configurado en Modificar cargo o el colaborador solicitante SÍ tiene un "cargo aprobador" pero NO hay ningún colaborador activo en ese cargo.
- Es una vacación por hora o por hora – varios días, el parámetro ¿Calcular días tomados en base a horarios programados? registrado en Configurar parámetros de vacación está habilitado y el tiempo que involucra a la vacación están completamente dentro de un descanso intermedio.
Aprobación automática
Se aprueba automáticamente si el parámetro ¿Requiere aprobación de vacaciones? registrado en Modificar colaboradores NO está habilitado.
Registro de vacación por hora
Si se trata de una vacación por hora y la hora fin es menor a la hora de inicio, entonces se asume que corresponde a la fecha siguiente. (por ejemplo una vacación registrada para fecha 15/03/2020 de horas 20:00 a horas 2:30, se registra con fecha/hora fin igual a 16/03/2020 2:30).
Permiso de usuario requerido
Para ingresar a esta opción del sistema, su usuario necesita tener habilitado el siguiente permisos para una o varias regionales:
Aquí puede consultar como configurar los permisos de usuario.