Pasos en el sistema
- Ingrese a la siguiente opción del menú: -
- Especifique los criterios de exportación de colaboradores y seleccione la opción Exportar.
- El sistema exporta un archivo Excel con un listado de colaboradores y su información de lugar de trabajo.
- Para cada colaborador que desee cambiar de lugar de trabajo, modifique las columnas vacías del Excel, guarde y luego en pantalla seleccione Importar.
- El sistema muestra un mensaje indicando que la información fue registrada correctamente.
Notificación
Se envía un correo a los usuarios con permiso de Notificación de cambio de lugar de trabajo para la sucursal origen y destino del colaborador (puede ser la misma). Si el parámetro para notificar a quien registra está habilitado, se copia en el correo a quien realizó el registro.
Glosario de campos del formulario
Código de empleado |
Representa el código de empleado en la empresa. |
Nombre completo |
Representa el nombre del colaborador. |
Cargo |
Representa el cargo que ocupa el colaborador en la empresa. |
Oficina actual |
Representa la oficina actual en que se encuentra el colaborador. |
Sucursal ministerio |
Representa la actual sucursal ministerio en donde esta el colaborador. |
Sucursal caja actual |
Representa la regional actual de la caja en donde esta el colaborador. |
Sucursal AFP actual |
Representa la regional AFP actual en donde esta el colaborador. |
Oficina nueva |
Representa la nueva oficina en que esta el colaborador. |
Sucursal ministerio nueva |
Representa la nueva sucursal ministerio en donde esta el colaborador. |
Sucursal caja nueva |
Representa la regional nueva de la caja en donde esta el colaborador. |
Sucursal AFP nueva |
Representa la regional AFP nueva en donde esta el colaborador. |
Fecha de cambio |
Representa la fecha en que se cambia el lugar de trabajo. |
Motivo |
Representa una descripción breve o amplia explicando el motivo porque el colaborador esta cambiando de lugar de trabajo. |
Reglas a tener en cuenta
Cómo registrar el Excel
Solamente las columnas vacías son modificables. Las demás columnas son de apoyo en modo lectura.
Por lo menos se tiene que hacer el cambio de lugar de trabajo de un colaborador para que se pueda importar el Excel.
Para que aparezcan todas las oficinas en el Excel, debe exportarlo seleccionando todas las regionales.
Validaciones del cambio de lugar de trabajo
No se permite registrar el cambio de lugar de trabajo si cumple los siguiente criterios:
- El colaborador ya tiene otro cambio de sucursal en estado programado.
- El colaborador está incluido en algún procesamiento de asistencia de la sucursal anterior y la fecha de cambio es igual o anterior al último día del período de asistencia asociado a dicho procesamiento.
- Si ya existe un cambio de lugar de trabajo para el mismo colaborador y fecha especificada.
- Si el parámetro para incluir información contable está habilitado: la suma de porcentajes de los centros de costo no es igual a 100.
- No se permite registrar si la oficina nueva es la misma que la anterior (se permite mantener tanto sucursal como subregional, siempre y cuando varíe la oficina).
- La fecha debe ser igual o anterior al último día de la última planilla de sueldos de la empresa de contexto en estado (elaboración, pendiente de aprobación o aprobado).
- La fecha de cambio es anterior a la fecha del último cambio de sucursal en estado procesado del colaborador
Cambio registrado con estado "Programado"
El cambio de lugar de trabajo se registra con estado "Programado" si:
- La fecha de cambio es mayor que la fecha actual.
Cambio registrado con estado "Procesado"
El cambio de lugar de trabajo se registra con estado "Procesado" si:
- La fecha es igual o anterior a la fecha actual.
- La planilla de sueldos del mes anterior ya está aprobada y el parámetro para verificar planilla anterior en cambios de lugar de trabajo está habilitado.
También el sistema realiza las siguientes acciones:
- Si se está cambiando de SUCURSAL, se elimina la programación de asistencia del colaborador que cumpla las siguientes condiciones:
- Corresponde a la sucursal ANTERIOR.
- La fecha de cambio es igual o anterior al último día del período de asistencia asociado a la programación. - Si NO se está cambiando de SUCURSAL: Se busca una programación de asistencia del colaborador que cumpla las mismas condiciones que el anterior punto y si es que tiene un horario asignado para todas las fechas hasta la fecha que ya estaba programado, se re programa (sólo para el colaborador y hasta la misma fecha que estaba ya programado.
- Se actualiza la sucursal, subregional, la oficina, sucursal ministerio, sucursal caja, sucursal AFP, tipo de mano de obra y centros de costo del colaborador.
- Se registra un histórico de cambios para el colaborador.
Permiso de usuario requerido
Para ingresar a esta opción del sistema su usuario necesita tener habilitado el siguiente permiso.
Aquí puede consultar como configurar los permisos de usuario.