Programar capacitación

(Como un encargado de RRHH)

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Cuando se tiene la fecha exacta de la capacitación, entonces se debe utilizar esta opción de programación, que como resultado final enviará una invitación vía correo electrónico a cada colaborador que deba asistir a la capacitación.

Pasos en el sistema

  1. Ingrese a la pantalla inicial del sistema y seleccione la opción (Editar) de una capacitación pendiente para iniciar la programación:

    O también puede ingresar a la siguiente opción del menú:


  2. El sistema muestra las capacitaciones aprobadas encontradas, seleccione la opción (Ver) para iniciar la programación.

  3. El sistema muestra la información de la capacitación.
  4. Modifique los parámetros de la capacitación que requiera.
  5. En la pestaña de Programación, modifique los datos que correspondan.

  6. Entidad de capacitación

    1. Seleccione si desea agregar una nueva entidad de capacitación (Nueva entidad).
    2. El sistema solicita el nombre para la nueva entidad, agregue un nuevo nombre y seleccione la opción Guardar.

    3. El sistema muestra un mensaje confirmando que se registró la entidad correctamente.
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    Capacitador

    1. Seleccione si desea agregar un nuevo capacitador (Nuevo capacitador).
    2. El sistema solicita la información para el nuevo capacitador, agregue un nombre y seleccione la opción Guardar.

    3. El sistema muestra un mensaje confirmando que se registró el capacitador correctamente.
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    Colaboradores participantes

    1. El sistema trae por defecto los colaboradores ya invitados en la solicitud de capacitación.
    2. Puede agregar nuevos colaboradores o quitar existentes.
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    Invitación

    1. Seleccione la opción Previsualizar para ver la invitación que se enviará a los colaboradores.
    2. Si desea agregar un arte a la invitación seleccione la opción  Agregar arte y adjunte una imagen en formato jpg, png.
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  7. Seleccione la opción Programar, para procesar los cambios.

  8. El sistema muestra un mensaje confirmando la programación.
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Notificación a colaboradores participantes

Si la fecha de la primera capacitación es o posterior a la fecha actual, se envía un correo a todos los colaboradores incluidos en la capacitación, avisando de la programación de la capacitación.    


Glosario de campos del formulario información personal

ID Representa el Id de la capacitación.
Nombre capacitación  Representa el nombre de la capacitación.
Contenido / Objetivos Representa el contenido u objetivo de la capacitación.
Cantidad de horas Representa la cantidad de horas que será la capacitación.
Justificación  Representa la justificación de la capacitación.
Tipo Representa el tipo de capacitación.
Modalidad Representa la modalidad de la capacitación.
Origen Representa el origen de la capacitación.
Prioridad Representa la prioridad de la capacitación.
Colaborador / Solicitante Representa el colaborador solicitante de la capacitación.
Cargo / Solicitante Representa el cargo del solicitante en la empresa.
Unidad / solicitante Representa la unidad a la que pertenece el solicitante.
Sucursal / solicitante Representa la sucursal al que pertenece el colaborador solicitante.
¿Aplica registro de asistencia? / Parámetro Representa si aplica al registro de asistencia, por defecto configurado en el tipo de capacitación.
¿Permitir auto registro de asistencia? / Parámetro. Representa si permite auto registro de asistencia, solo disponible si aplica el registro de asistencia, sino se asume No.
Porcentaje de asistencia esperado / Parámetro Representa el porcentaje de asistencia esperado, solo disponible si aplica el registro de asistencia.
¿Aplica certificado? / Parámetro Representa si aplica certificado.
Modelo de encuesta /   Parámetro Representa los modelos de encuesta, solo visible si aplica encuesta de satisfacción, se muestra todos los modelos de encuesta activos en la empresa.
¿Aplica evaluación eficacia? / Parámetro Representa si aplica evaluación eficacia, por defecto lo configurado en el tipo de capacitación.
Fecha de evaluación de eficacia / Parámetro Representa la fecha de evaluación eficacia, solo visible y obligatorio si aplica para evaluación de eficacia.
Modelo de evaluación eficacia  / Parámetro Representa el modelo de evaluación eficacia, sólo visible si SÍ aplica evaluación de eficacia, muestra todos los modelos de encuesta de satisfacción activos de tipo evaluación.
Colaborador responsable / Parámetro Representa el colaborador responsable, solo visible y obligatorio si aplica evaluación de eficacia.
¿Aplica exámenes de capacitación?  / Parámetro Representa si aplica exámenes de capacitaciones, por defecto lo parametrizado para la empresa.
Calificación máxima / Parámetro Representa la calificación máxima, solo visible y obligatorio si aplica exámenes, por defecto lo parametrizado para la empresa.
Calificación mínima / Parámetro Representa la calificación mínima, solo visible y obligatorio si aplica exámenes, por defecto lo parametrizado para la empresa.  
Modalidad / Parámetro Representa la modalidad, solo visible si aplica exámenes, por defecto lo parametrizado para la empresa.
Texto inicial / Parámetro Representa el texto inicial, opcional solo visible si seleccionó modalidad “Dentro del sistema”.
Texto final / Parámetro Representa el texto inicial, opcional solo visible si seleccionó modalidad “Dentro del sistema”.
Medio / Lugar y fecha Representa el tipo de medio que realiza la capacitación.
Ubicación / Lugar y fecha Representa la información de lugar donde se realiza la capacitación,  busca entre todas las capacitaciones previamente registradas, tanto solicitudes como capacitaciones.
Entidad de capacitación / Capacitador Representa la entidad de capacitación. Se incluye una opción para registrar una nueva entidad, si es que el usuario tiene permiso de administrar entidades de capacitación.
Capacitador / Capacitador Representa el capacitador, se incluye una opción para registrar un nuevo capacitador,  si es que el usuario tiene permiso de administrar capacitadores.
Agregar colaboradores / Colaboradores por capacitar Representa la opción para agregar colaboradores, se puede pegar código de colaborador separados por coma.
Colaboradores incluidos / Colaboradores por capacitar Representa los colaboradores incluidos, por defecto se incluyen todos los colaboradores incluidos en la solicitud, actualmente activos o bien retirados.
Cantidad de colaboradores / Colaboradores por capacitar Representa la cantidad de colaboradores de la capacitación.
Sucursales a las que aplica / Colaboradores por capacitar Representa las sucursales para los que existen colaboradores incluidos.


Reglas a tener en cuenta

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Fecha inicial de capacitación 

Se considera la fecha de la primera capacitación a la siguiente:

  • Si la duración es "Días puntuales": la primera fecha agregada.  
  • Si la duración es "Periodo largo": el primer día del mes de inicio. 
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Colaboradores invitados

Puede invitar a los siguientes colaboradores: activos, retirados, pertenecientes a otras empresas de su grupo.


Permiso de usuario requerido

Para ingresar a esta opción del sistema, su usuario necesita tener habilitado el siguiente permisos para una o varias regionales:

Aquí puede consultar como configurar los permisos de usuario.

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