¿Qué es esto?
Los usuarios externos son personas o sistemas tercerizados que no son colaboradores de la empresa pero que necesitan acceder al sistema. A diferencia de los usuarios internos (que se crean automáticamente al registrar un colaborador), los usuarios externos deben ser creados explícitamente.
Permisos necesarios
Para acceder a esta pantalla necesita el permiso Seguridad → Administración de usuarios externos.
→ Configurar permisos de usuario
Dónde encontrarlo
Ingrese al menú Seguridad → Usuarios externos.
El sistema muestra una lista de los usuarios externos registrados.
Opciones disponibles de usuarios externos
Buscar
- Especifique los filtros de búsqueda:
- Nombre
- Estado (radio: Activo, Inactivo, Ambos)
- Seleccione Buscar.
- El sistema muestra la lista de usuarios externos encontrados, ordenada alfabéticamente por nombre. Para cada usuario se muestra:
- Nombre completo
- Cuenta de acceso al sistema
- Tarea que desempeña
- Estado
- Bloqueado
- Origen — si el usuario se origina en otra empresa, se muestra el nombre corto de esa otra empresa; si no, se muestra el nombre de la empresa de contexto.
Opciones disponibles en la lista:
- Editar y Cambiar contraseña solo están disponibles para usuarios que NO están asociados a un colaborador de otra empresa.
- Desbloquear solo se muestra si el usuario se encuentra bloqueado.
- Cambiar contraseña solo se muestra para usuarios cuyo modo de autenticación es "Interno".
Registrar nuevo
- Seleccione Nuevo.
- El sistema muestra la pantalla de registro de nuevo usuario externo.
- Complete la información personal:
- Primer nombre, Segundo nombre (opcional), Tercer nombre (opcional)
- Apellido paterno, Apellido materno — al menos uno de los dos apellidos es obligatorio.
- Documento de identidad, Extensión documento (se guarda el código), Tipo de documento
- Fecha de nacimiento
- País de nacionalidad
- ¿Nacionalidad boliviana? (radio: Sí, No, por defecto Sí)
- Correo electrónico (opcional)
- Estado civil
- Sexo
- Ciudad o localidad
- Configure el acceso al sistema:
- Modo de autenticación (radio: Interno | Dominio | Externo) — las opciones disponibles dependen de los parámetros generales de autenticación habilitados. Si más de un modo está habilitado, por defecto se seleccionan en el siguiente orden: Interno, Dominio, Externo.
- Código de usuario — si el modo es Interno, solo se permiten letras, números, guion medio y guion bajo; si el modo es Dominio o Externo, se permite cualquier carácter excepto espacio en blanco.
- Contraseña, Repetir contraseña — solo visible si el modo seleccionado es Interno.
- Opción para sugerir contraseña (solo visible si el modo es Interno) — al seleccionarla, se genera una contraseña aleatoria que cumple las políticas de seguridad y se muestra en un diálogo.
- Complete la información laboral:
- Tarea que desempeña
- ¿Es pasante? (radio: Sí | No, por defecto No)
- Fecha inicio, Fecha fin — solo visible si es pasante.
- Seleccione Guardar.
El sistema registra el nuevo usuario externo en estado Activo, como Bloqueado=NO, y muestra un mensaje de éxito.
Reglas a tener en cuenta
No se permite guardar si:
El documento de identidad (junto con el tipo) ya pertenece a otro usuario externo de la misma empresa o a un colaborador de la misma empresa; o las contraseñas no coinciden; o la contraseña no cumple con las políticas de seguridad (el sistema muestra el detalle de qué políticas no se cumplen); o no se ha especificado ningún apellido (sí se permite guardar si solo se especificó el paterno o solo el materno).
Código de usuario duplicado
No se puede especificar un mismo código de usuario para otro usuario.
Modificar existente
- Especifique los filtros de búsqueda que mejor se adapten al usuario externo que desea modificar.
- Seleccione Buscar.
- Seleccione la opción Editar del usuario externo en la lista.
- El sistema muestra la pantalla para edición de usuario externo.
- Modifique los datos necesarios:
- Información personal: Primer nombre, Segundo nombre, Tercer nombre, Apellido paterno, Apellido materno, Documento de identidad, Extensión documento, Tipo de documento, Fecha de nacimiento, País de nacionalidad, ¿Nacionalidad boliviana?, Correo electrónico, Estado civil, Sexo, Ciudad o localidad
- Modo de autenticación (las opciones disponibles dependen de los parámetros habilitados)
- Código de usuario
- Contraseña, Repetir contraseña — solo visible si se está cambiando el modo a Interno.
- Estado (Activo – Inactivo)
- Bloqueado (radio: Sí | No)
- Información laboral: Tarea que desempeña, ¿Es pasante?, Fecha inicio, Fecha fin
- Seleccione Guardar.
El sistema actualiza los datos del usuario externo y muestra un mensaje de éxito.
Reglas a tener en cuenta
No se permite guardar si:
El documento de identidad (junto con el tipo) ya pertenece a otro usuario externo de la misma empresa o a un colaborador de la misma empresa; o no se ha especificado ningún apellido (sí se permite guardar si solo se especificó el paterno o solo el materno).
Código de usuario duplicado
No se puede especificar un mismo código de usuario para otro usuario.
Cambiar contraseña
Nota: Esta opción solo se muestra para usuarios cuyo modo de autenticación es Interno.
- Especifique los filtros de búsqueda que mejor se adapten al usuario externo.
- Seleccione Buscar.
- Seleccione la opción Cambiar contraseña del usuario externo en la lista.
- Especifique en el diálogo:
- Nueva contraseña
- Confirmar nueva contraseña
- ¿Obligar a cambiar de contraseña la primera vez que ingrese? (radio: Sí | No, por defecto Sí)
- Seleccione Cambiar contraseña.
El sistema guarda la nueva contraseña y muestra un mensaje de éxito.
Reglas a tener en cuenta
No se permite cambiar la contraseña si:
Las contraseñas especificadas no coinciden; o la contraseña no cumple con las políticas de seguridad (el sistema muestra explícitamente las políticas que no se cumplen).
Políticas de seguridad de contraseña
Según las políticas de seguridad configuradas en el sistema, la contraseña deberá tener una cantidad mínima de caracteres, una cantidad de números o una cantidad de símbolos.
Desbloquear
Nota: Esta opción solo se muestra si el usuario se encuentra bloqueado.
- Especifique los filtros de búsqueda que mejor se adapten al usuario externo.
- Seleccione Buscar.
- Seleccione la opción Desbloquear del usuario externo en la lista.
- Confirme la acción.
El sistema marca al usuario como NO bloqueado, registra un evento de sistema de tipo "desbloqueo" y muestra un mensaje de éxito.